Die wichtigsten Pflichten des Verwalters lassen sich insoweit zusammenfassen, dass er zum einen für ein solides Finanzierungssystem zu sorgen hat und zum anderen die zur Verwaltung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Beschlüsse vorbereitet, bearbeitet und fassen lässt.

• 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG verleiht dem Verwalter die Befugnis, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung von untergeordneter Bedeutung, die nicht mit erheblichen Verpflichtungen für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer verbunden sind, eigenständig zu treffen. Welche Maßnahmen insoweit noch von untergeordneter Bedeutung sind, hängt im Wesentlichen von der Größe der zu verwaltenden Wohnungseigentümergemeinschaft ab.

Die jährliche Durchführung einer Eigentümerversammlung. Die Einladung ergeht schriftlich an alle Wohnungseigentümer unter Einhaltung der gesetzlichen, oder der in der Teilungserklärung fest gelegten Frist. Wir führen, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, den Vorsitz der Eigentümerversammlung und protokollieren die Beschlüsse der Versammlung. Nach jeder Eigentümerversammlung werden die gefassten Beschlüsse in die Beschlusssammlung übertragen und kontinuierlich abgearbeitet.

Die Erstellung der Jahresabrechnung ist eine der Pflichten des Verwalters. Die Jahresabrechnung ist eine zeitnah zu erstellende, geordnete Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben des betreffenden Wirtschaftsjahres. Sie muss übersichtlich und für einen nicht geschulten Wohnungseigentümer Dritten nachvollziehbar sein. Sie ist daher als schlichte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu erstellen. Nach Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) am 1. Dezember 2020 ist allerdings nicht mehr die Jahresabrechnung selbst Gegenstand der Beschlussfassung der Wohnungseigentümer, sondern gem. § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG n. F. nur noch die Abrechnungsspitze.

Die Gelder der Wohnungseigentümer müssen gemäß § 27 Abs. 5 WEG getrennt vom Vermögen des Verwalters gehalten werden. Bei der Bank darf der Verwalter folglich nicht das Konto der Eigentümergemeinschaft als Eigenkonto oder als Sonderkonto führen. Entscheidend ist, dass die Wohnungseigentümer durch die richtige Einrichtung des Kontos gegen Anfechtung, Pfand- und Zurückbehaltungsrechtes der Bank oder Dritter gegen den Verwalter, eventuell auch in der Insolvenz, gesichert sind. Wir führen und verwalten die gemeinschaftlichen Gelder bei verschieden Banken. Wir führen eine rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen regelmäßig durch.

Wir richten eine übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäß geführte Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft, ein. Insbesondere beinhaltet dies: Hausgeldkonten je Sonder-/ Teileigentum Einnahmekonten sowie für die Erträge Ausgabekonten je Kostenart Rücklagenkonten Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft Verrechnungskonten für Versicherungsschäden Buchen der Bankbewegungen Überwachung der pünktlichen Hausgeldzahlungen, veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauches, Verbuchung der errechneten Einzelkosten je Sonder-/ Teileigentum in die Einzel /Jahresabrechnung.